Executive Personal Assistant / financieel administratieve ondersteuning

Rapenburg 27, 2311 GG Leiden | ChannelEngine
Part-time, 20 - 32 uur
Geplaatst op: 08-02-2019

Voor ons snelgroeiende Software as a Service bedrijf ChannelEngine zoeken wij een Personal Assistent voor de directeur – ondernemer Jorrit Steinz – in combinatie met een stukje (financieel)administratieve ondersteuning voor het team.

Jij vindt het heerlijk om dingen te organiseren, regelen en structureren. Je bent slim,  kan makkelijk schakelen en bent flexibel. Je kan er voor zorgen dat de energieke en ervaren ondernemer, waarvoor je rechtstreeks werkt, zich zo veel mogelijk kan focussen op de zaken die op dat moment belangrijk zijn. Je neemt waar mogelijk zaken uit handen, zoals verzoeken via mail die hij niet per se af hoeft te handelen beantwoord je of stuur je door naar de juiste persoon in het team. Uiteraard maken jullie daarover onderling goede afspraken en bouwt dat langzaam op zodra je het bedrijf beter leert kennen.

Je bent bij veel verschillende zaken betrokken, bijvoorbeeld het invullen en controleren van gegevens van contracten en het versturen en in gaten houden of deze weer getekend retour komen. Het ordenen van binnenkomende emails, LinkedIn verzoeken structureren, plaatsen van vacatures, plannen van afspraken, helpen met plannen van meetings, soms teksten checken op mogelijke foutjes, zijn taken die je graag doet. Boeken van reizen, bijhouden en verwerken van declaraties, uitzoeken van zaken die bijvoorbeeld voor een beurs geregeld moeten worden, horen ook bij jouw functie. Daarnaast ondersteun je het team met verschillende werkzaamheden die variëren van financieel administratieve taken  tot office management taken.

Je bent energiek en kan Jorrit op de juiste momenten aan zijn jasje trekken. Je kunt makkelijk onderscheid maken tussen prioriteit en urgentie van de vele inkomende berichten met verzoeken en taken voor Jorrit. Je hebt al ruime ervaring in een vergelijkbare functie, daarnaast is uiteraard een persoonlijke klik met Jorrit van belang om effectief en prettig samen te kunnen werken en een goede vertrouwensband op te bouwen. Verder ben je integer, loyaal en heb je een groot verantwoordelijkheidsgevoel, maar kan ook goed je grenzen aangeven. Je vindt het fijn om verantwoordelijk te zijn voor je eigen takenpakket en bent daarnaast een echte teamplayer.

Dit ben jij

  • Je hebt ruime relevante werkervaring in een ondersteunende functie, denk hierbij aan functies als Personal Assistent, Office Manager, Office Assistant, Management Assistant;
  • Je hebt aantoonbaar minimaal HBO werk- en denkniveau;
  • Je bent secuur, representatief en discreet;
  • Je bent proactief en behulpzaam en komt met oplossingen;
  • Je bent een organisatietalent;
  • Je bent een kei in het schakelen tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten en je haalt hier veel energie uit;
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (in woord en geschift); 50% van de interne communicatie is inmiddels in het engels;
  • Je hebt ervaring met boekhoudwerkzaamheden;
  • Je bent 20 – 32 uur per week beschikbaar verdeeld over minimaal 4 dagdelen

Belangrijke taken en werkzaamheden

  • Alle voorkomende PA taken, zoals het bijhouden van verschillende mailboxen, LinkedIn verzoeken en agendabeheer voor Jorrit
  • Acties en deadlines bewaken en verzorgen van de benodigde stukken voor interne en externe projecten
  • Informatiebeheer, je zorgt er voor dat alle documenten foutloos de deur uit gaan en dat alle contracten op tijd getekend worden door de juiste mensen. Daarnaast beheer je de Google drive indeling zodat alle documenten binnen het bedrijf logisch zijn ingedeeld en makkelijk terug te vinden zijn.
  • Je bent verantwoordelijk voor het office management: jij verzorgt de office taken binnen ons bedrijf. Dit is zo breed als je bedenken kunt. Van bestellen van de lunch tot het regelen van beursdagen. Daarnaast ben je aanspreekpunt voor alle facilitaire zaken
  • Je bent verantwoordelijk voor de boekhouding: je boekt inkomende facturen in, houdt de mailbox van finance bij en signaleert en volgt te laat betalende klanten op. Daarnaast ondersteun je de finance manager met de maandafsluiting

Dus wil jij…

  • een afwisselende baan in een gedreven, kleinschalig en niet-hiërarchisch team?
  • ruimte en verantwoordelijkheid om jouw eigen tijd in te delen?
  • meegroeien met een snel groeiend bedrijf met grote internationale ambities?
  • gezellige collega’s met gezamenlijke lunch en flexibele werktijden?
  • een fijne werkplek in een historisch pand in het centrum van Leiden?

Heb je meerdere vragen met ja beantwoord? Solliciteer dan direct! Mail naar jobs@channelengine.com of bel 0715288795

Ready to sell more on marketplaces?

You're just one click away from selling more on marketplaces. You'll be set up in minutes - no obligations, no credit card required.